Soll- oder Ist-Versteuerung: Was du im Fragebogen ankreuzt

Bei der Soll-Versteuerung führst du die Umsatzsteuer ab, sobald du die Leistung erbracht hast, egal ob dein Kunde schon bezahlt hat. Bei der Ist-Versteuerung erst nach Zahlungseingang. Für fast jeden Gründer ist die Ist-Versteuerung die richtige Wahl. Du beantragst sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei ELSTER.

Soll- oder Ist-Versteuerung ist die Frage, zu welchem Zeitpunkt die Umsatzsteuer entsteht. Nicht wie viel. Nur wann.

Dieser Beitrag behandelt die Wahl im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und ihre Folgen für die Liquidität. Er behandelt nicht die Kleinunternehmerregelung, nicht die Einkommensteuer und nicht die Buchführungspflicht.

Das Wichtigste in Kürze

• Soll-Versteuerung ist der gesetzliche Regelfall nach § 16 Absatz 1 Satz 1 UStG
• Bei der Ist-Versteuerung zahlst du die Umsatzsteuer erst nach Zahlungseingang
• Die Grenze liegt bei 800.000 Euro Vorjahresumsatz, seit dem 1. Januar 2024
• Freiberufler können sie auch oberhalb dieser Grenze bekommen
• Der Antrag kostet nichts und steht als Feld im Fragebogen bei ELSTER

Der Unterschied in einem Satz

Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Leistung ausgeführt hast. Bei der Ist-Versteuerung mit Ablauf des Zeitraums, in dem du das Geld vereinnahmt hast. Beides steht in § 13 Absatz 1 Nummer 1 UStG, Buchstabe a und Buchstabe b.

Das klingt nach einem Detail für Buchhalter. Ist es nicht.

Warum? Weil die Umsatzsteuer nie dir gehört. Du ziehst sie für das Finanzamt ein. Bei der Soll-Versteuerung überweist du sie aber, bevor du sie überhaupt eingezogen hast.

Was das für dein Konto bedeutet

Rechne es an einer normalen Rechnung durch. 10.000 Euro netto, 19 Prozent Umsatzsteuer, also 1.900 Euro.

Leistung erbracht und Rechnung geschrieben im März, Zahlungsziel 30 Tage. Dein Kunde zahlt am 20. Mai, weil das eben so läuft. Angenommen, du meldest monatlich voran:

• Soll-Versteuerung: Die Steuer entsteht im März, fällig am 10. April. Du überweist 1.900 Euro, obwohl kein Cent auf deinem Konto liegt. Danach wartest du noch vierzig Tage auf dein Geld.
• Ist-Versteuerung: Die Steuer entsteht im Mai, fällig am 10. Juni. Da liegt das Geld seit drei Wochen bei dir.
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Bei vierteljährlicher Voranmeldung, dem Regelfall für die meisten Gründer, wird der Abstand größer. Der Umsatz fällt ins erste Quartal, der Zahlungseingang ins zweite. Aus zwei Monaten Vorfinanzierung werden drei.

Bei einer Rechnung ist das ärgerlich. Bei fünf solchen Rechnungen im Quartal sind es 9.500 Euro, die du dem Finanzamt zinslos leihst.

Deshalb ist das kein Buchhalterthema. Es ist ein Liquiditätsthema, und Liquidität ist im ersten Jahr das Einzige, was zählt.

Eine Ausnahme, die den Vergleich kippt

Arbeitest du mit Anzahlung oder Vorkasse, hast du das Problem gar nicht. Nach § 13 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe a Satz 4 UStG entsteht die Steuer auch bei Soll-Versteuerung erst mit der Vereinnahmung, wenn das Geld vor der Leistung fließt.

Wer die Hälfte im Voraus abrechnet, gewinnt durch die Ist-Versteuerung wenig. Wer auf Rechnung mit dreißig Tagen Zahlungsziel arbeitet, gewinnt am meisten.

Wer die Ist-Versteuerung bekommt

Sie wird nicht automatisch vergeben. Das Finanzamt kann sie auf Antrag gestatten, wenn einer dieser Punkte zutrifft. Nachzulesen in § 20 Absatz 1 UStG, für Gründer sind drei davon relevant:

1. Dein Gesamtumsatz lag im Vorjahr bei nicht mehr als 800.000 Euro. Diese Grenze gilt seit dem 1. Januar 2024, vorher waren es 600.000 Euro.
2. Das Finanzamt hat dich nach § 148 AO von der Buchführungs- und Abschlusspflicht befreit.
3. Du übst eine freiberufliche Tätigkeit aus. Dann spielt die Höhe deines Umsatzes keine Rolle.

Achte auf das Wort „kann“. Das ist eine Ermessensentscheidung, kein Anspruch. In der Praxis wird sie fast immer erteilt. Eine Ausnahme wird aber regelmäßig übersehen: Wer als Freiberufler freiwillig Bücher führt und bilanziert, bekommt sie nicht.

Im Gründungsjahr gibt es keinen Vorjahresumsatz. Dann zählt dein voraussichtlicher Umsatz des laufenden Jahres, hochgerechnet auf zwölf Monate. Genau das fragt der Fragebogen ab.

So beantragst du sie

Der Antrag läuft über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du nach der Anmeldung ohnehin bei ELSTER ausfüllen musst. Dort gibt es ein Feld für die Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten. Da setzt du dein Kreuz.

Machst du das nicht, landest du in der Soll-Versteuerung. Nicht weil jemand böse ist, sondern weil das der gesetzliche Regelfall ist.

Und genau hier solltest du dich bei uns melden, bevor du den Fragebogen abschickst. Der Bogen hat für ein Einzelunternehmen acht Seiten, und zwei davon entscheiden über dein ganzes erstes Jahr.

Wer vorher anruft, setzt ein Kreuz. Wer hinterher anruft, schreibt einen Antrag und wartet.

Vergessen ist trotzdem kein Weltuntergang. Du kannst den Wechsel formlos nachbeantragen. Die Gestattung gilt dann für ein volles Kalenderjahr, oft rückwirkend ab dem 1. Januar, solange die Jahresfestsetzung noch nicht bestandskräftig ist.

Was 2028 auf dich zukommt

Ab dem 1. Januar 2028 musst du auf deinen Rechnungen den Hinweis „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ angeben. Das regelt der neue § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 6a UStG aus dem Jahressteuergesetz 2024, anzuwenden auf Rechnungen, die nach dem 31. Dezember 2027 ausgestellt werden.

Der Hintergrund ist unangenehmer, als der Satz klingt. Dein Kunde darf die Vorsteuer aus deiner Rechnung dann erst ziehen, wenn er dich bezahlt hat. Das bringt Geschäftskunden dazu, schneller zu überweisen oder lieber woanders einzukaufen.

Und es gilt in beide Richtungen. Bis Ende 2027 ändert die Ist-Versteuerung an deinem eigenen Vorsteuerabzug nichts. Ab 2028 ziehst du die Vorsteuer aus Rechnungen von Ist-Versteuerern erst, wenn du selbst bezahlt hast. Im Gründerumfeld ist das die Mehrheit deiner Lieferanten.

Was wir dir raten würden

1. Kreuz die Ist-Versteuerung an, solange du keinen konkreten Grund dagegen hast. Bei reiner Vorkasse kann man es auch lassen, ist nicht schlimm, bringt dir dann aber wenig.
2. Füll den Fragebogen nicht zwischen Tür und Angel aus. Nimm dir eine Stunde und geh ihn mit jemandem durch.
3. Prüf jedes Jahr deinen Vorjahresumsatz. Über 800.000 Euro kann das Finanzamt die Gestattung widerrufen, wirksam ab Beginn eines Kalenderjahres.
4. Wenn du hauptsächlich an Geschäftskunden verkaufst, setz dir für 2027 einen Termin für die neue Rechnungsangabe.

Wenn du gerade vor dem Fragebogen sitzt, ruf uns lieber einmal zu früh an als einmal zu spät. Wir gehen ihn gemeinsam durch, du teilst deinen Bildschirm, und das war es. Das kostet dich nichts und dauert meistens keine halbe Stunde.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Soll- und Ist-Versteuerung?

Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer, sobald du die Leistung ausgeführt hast. Bei der Ist-Versteuerung erst, wenn dein Kunde bezahlt hat. Die Höhe der Steuer ändert sich nicht, nur der Zeitpunkt der Zahlung ans Finanzamt. Für deine Liquidität macht das trotzdem einen erheblichen Unterschied.

Wer darf die Ist-Versteuerung nutzen?

Nach § 20 Absatz 1 UStG kann das Finanzamt sie auf Antrag gestatten. Voraussetzung ist ein Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro, eine Befreiung nach § 148 AO oder eine freiberufliche Tätigkeit. Freiberufler, die freiwillig bilanzieren, sind ausgenommen.

Wie beantrage ich die Ist-Versteuerung?

Am einfachsten im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei ELSTER, den du nach der Anmeldung ohnehin ausfüllst. Dort kreuzt du die Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten an. Später geht es formlos, die Gestattung gilt dann jeweils für ein volles Kalenderjahr.

Was passiert, wenn ich nichts ankreuze?

Dann gilt die Soll-Versteuerung nach § 16 Absatz 1 Satz 1 UStG, denn sie ist der gesetzliche Regelfall. Du zahlst die Umsatzsteuer für jede Rechnung, sobald du die Leistung ausgeführt hast, unabhängig davon, ob dein Kunde schon überwiesen hat. Nachbeantragen ist möglich.

Ändert sich durch die Ist-Versteuerung mein Vorsteuerabzug?

Bis Ende 2027 nicht. Ab dem 1. Januar 2028 schon, und zwar in beide Richtungen: Deine Kunden ziehen die Vorsteuer aus deinen Rechnungen erst nach Zahlung, und du ziehst sie aus Rechnungen von Ist-Versteuerern ebenfalls erst, wenn du bezahlt hast.

Wann ist die Umsatzsteuer fällig?

Nach § 18 Absatz 1 UStG ist sie am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig, also am 10. des Folgemonats oder nach Quartalsende. Fällt der Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt er sich nach hinten. Mit einer Dauerfristverlängerung bekommst du einen Monat mehr Zeit.

Kurz gesagt

Über die Kleinunternehmerregelung wird endlos diskutiert. Über Soll- oder Ist-Versteuerung steht fast nirgends etwas, obwohl die Frage in dreißig Sekunden geklärt ist und im Zweifel darüber entscheidet, ob dein Konto im dritten Monat noch trägt.

Also: Kreuz setzen, weitermachen. Wenn du deine Gründung aus dem Arbeitslosengeld heraus planst, lies auch, was eine Sperrzeit beim Aufhebungsvertrag mit deinem Anspruch macht. Welche Fehler beim Antrag Geld kosten, steht in unserer Übersicht zu den sieben Fehlern beim Gründungszuschuss. Und was wir sonst noch übernehmen, zeigt der Überblick über kostenloses Coaching und Gründungszuschuss.

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