Kalkulation für den Gründungszuschuss: So baust Du sie auf

Die Kalkulation für den Gründungszuschuss ist der Zahlenteil Deines Antrags. Sie besteht aus Kapitalbedarfsplanung, Finanzierungsplanung, Umsatzplanung, Kostenplanung, Unternehmerlohn und der Rentabilitätsplanung, die alles zusammenführt. Die Bundesagentur für Arbeit verlangt dafür einen Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan sowie eine Umsatz- und Rentabilitätsvorschau.

Dieser Beitrag zeigt den Aufbau Position für Position, mit den Fehlern, die einer fachkundigen Stelle als Erstes auffallen. Wie der Textteil aufgebaut wird, steht im Beitrag zum Businessplan für den Gründungszuschuss.

Wir bauen solche Kalkulationen jede Woche. Melde Dich früh bei uns, bevor Du Dich in einer Vorlage festrechnest.

Das Wichtigste in Kürze

• Sechs Bausteine: Kapitalbedarf, Finanzierung, Umsatz, Kosten, Unternehmerlohn, Rentabilität
• Gerechnet wird monatlich über zwei Jahre, nicht als Jahressumme geteilt durch zwölf
• Der Gründungszuschuss selbst gehört niemals als Einnahme in die Kalkulation
• Bei einem Einzelunternehmen ist der Unternehmerlohn keine Betriebsausgabe
• Die Sozialversicherung ist im Unternehmerlohn meist der größte Einzelposten
• Text und Zahlen bleiben getrennt: Businessplan als Word, Kalkulation als Excel

Die sechs Bausteine und wie sie zusammenhängen

Die Bundesagentur für Arbeit nennt in Randziffer 93.46 der Fachlichen Weisungen zum Gründungszuschuss zwei Zahlenwerke: den Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan und die Umsatz- und Rentabilitätsvorschau. In der Praxis zerfällt das in sechs Bausteine, die aufeinander aufbauen.

Der Kapitalbedarf sagt, was der Start kostet. Die Finanzierung sagt, woher dieses Geld kommt, und muss den Kapitalbedarf exakt decken. Die Umsatzplanung und die Kostenplanung laufen Monat für Monat gegeneinander. Der Unternehmerlohn ist das, was Du privat zum Leben brauchst. Die Rentabilitätsplanung führt alles zusammen und zeigt am Ende eine einzige Zahl je Monat: den Über- oder Unterschuss.

Eine Vorgabe zur zeitlichen Auflösung machen weder das Gesetz noch die Weisungen. Wir rechnen trotzdem monatlich über zwei volle Jahre. Warum? Weil eine Jahressumme die Anlaufphase unsichtbar macht. Genau dort entscheidet sich, ob das Vorhaben trägt.

Kapitalbedarfsplanung: was Du zum Start brauchst

Der Kapitalbedarf beantwortet eine Frage: Wie viel Geld musst Du in die Hand nehmen, bevor der erste Euro hereinkommt. Fünf Blöcke gehören hinein.

1. Investitionen. Fahrzeug, Maschinen, Werkzeug, Hardware, Einrichtung, Website. Jede Position einzeln mit Betrag, nicht als Sammelposten.
2. Waren- und Materialerstausstattung. Was im Regal liegen muss, bevor Du verkaufen kannst.
3. Gründungskosten. Gewerbeanmeldung, Notar und Handelsregister bei einer GmbH, Genehmigungen, Beratung, Kammerbeiträge.
4. Markteinführung. Logo, Website, Fahrzeugbeschriftung, erste Anzeigen, Visitenkarten.
5. Betriebsmittel für die Anlaufphase. Das Geld, das die Monate überbrückt, in denen die Kosten schon laufen und der Umsatz noch nicht trägt.

Der fünfte Block ist der, den fast alle zu klein ansetzen. Wie groß er sein muss, weißt Du erst am Ende, wenn die Rentabilitätsplanung steht, denn dort liest Du den tiefsten Punkt der Anlaufphase ab. Deshalb wird der Kapitalbedarf zuletzt noch einmal angefasst.

Ein Hinweis zur Bezeichnung, der banal klingt und trotzdem wirkt. Nenn diesen Posten „Betriebsmittel (Anlaufphase)“. Wörter wie Sicherheitsreserve, Liquiditätsreserve oder Überbrückung lesen sich für Bank und Agentur wie ein Puffer, den man streichen kann. Betriebsmittel sind ein kalkulierter Bedarf.

Zu den Investitionen gehört noch eine Regel: Geringwertige Wirtschaftsgüter darfst Du sofort als Kosten ansetzen, teurere Anschaffungen werden über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Die Abschreibung landet später in der Kostenplanung, die Anschaffung selbst im Kapitalbedarf. Beides doppelt zu buchen ist einer der häufigsten Fehler.

Finanzierungsplanung und die Sacheinlage

Die Finanzierungsplanung stellt dem Kapitalbedarf gegenüber, woher das Geld kommt. Am Ende steht eine Differenzzeile, und die muss exakt null sein. Nicht ungefähr, nicht fast. Eine Kalkulation, in der 800 Euro offen bleiben, wird zurückgegeben.

Auf der Seite des Eigenkapitals stehen drei Dinge: Barmittel und Ersparnisse, Sacheinlagen und gegebenenfalls Beteiligungen. Auf der Seite des Fremdkapitals stehen Bankdarlehen, Förderdarlehen, Familiendarlehen und der Kontokorrentrahmen. Alles, was auf der Fremdkapitalseite steht, taucht später mit Zins und Tilgung wieder auf, das eine als Kosten, das andere in der Rentabilitätsplanung.

Die Sacheinlage im Detail

Die Sacheinlage ist der Teil, den die meisten Gründer verschenken. Gemeint sind Gegenstände, die Du bereits besitzt und ab jetzt geschäftlich nutzt: der Transporter, die Maschinen aus der alten Werkstatt, der Laptop, das Werkzeug, ein Warenlager.

Warum das zählt: Jeder Gegenstand, den Du einbringst, ist Geld, das Du nicht mehr aufnehmen musst. Er senkt den zu finanzierenden Kapitalbedarf und erhöht gleichzeitig Deine Eigenkapitalquote. Für Bank und fachkundige Stelle ist das der Unterschied zwischen einem Gründer, der nur eine Idee mitbringt, und einem, der schon etwas aufgebaut hat.

So gehst Du vor:

1. Auflisten. Jeder Gegenstand einzeln, mit Anschaffungsdatum, ursprünglichem Kaufpreis und heutigem Wert.
2. Realistisch bewerten. Nicht der Neupreis, nicht der Kaufpreis von damals, sondern der Wert heute. Die einfachste Kontrollfrage: Was bekämst Du dafür, wenn Du es heute verkaufen würdest?
3. Belegen. Rechnungen aufheben, wo es sie noch gibt. Bei älteren Gegenständen helfen Fotos und ein Verweis auf vergleichbare Angebote.
4. Sauber verbuchen. Im Kapitalbedarf steht der Gegenstand mit 0 Euro und dem Vermerk, dass er bereits vorhanden ist. In der Finanzierung taucht sein Wert als Sacheinlage im Eigenkapital auf.

Eine Warnung dazu. Sacheinlagen hochzurechnen, um eine Finanzierungslücke zu schließen, fällt auf. Ein zehn Jahre alter Lieferwagen, der mit dem Neupreis eingebucht ist, ist der Klassiker. Wer die Bewertung nachvollziehbar herleitet, hat es leichter als jemand, der eine runde Zahl hinschreibt.

Steuerlich kann die Einlage einen angenehmen Nebeneffekt haben: Eingebrachte Gegenstände können Betriebsvermögen werden. Ob und mit welchem Wert weiter abgeschrieben wird, hängt vom Einzelfall ab und gehört auf den Tisch Deines Steuerberaters. Umso wichtiger ist eine Bewertung, die Du begründen kannst.

Bei einer GmbH ist die Sacheinlage ein förmlicher Vorgang mit eigenem Bericht, und das Registergericht prüft, ob der angegebene Wert stimmt. Bei einem Einzelunternehmen ist es deutlich einfacher, ersetzt aber die saubere Dokumentation nicht.

Umsatzplanung: monatlich, zwei Jahre, mehrere Ströme

Eine einzige Zeile „Umsatz” ist eine Blackbox. Wir teilen den Umsatz deshalb in vier bis sechs Umsatzströme auf, also in einzelne Leistungspakete oder Einnahmequellen. Ein Handwerksbetrieb trennt zum Beispiel Kleinaufträge, Großaufträge, Wartung und Materialverkauf. Eine Beratung trennt Erstberatung, Projektgeschäft, laufende Betreuung und Schulungen.

Der Vorteil ist doppelt. Du siehst selbst, welcher Teil Deines Geschäfts das Geld verdient. Und die fachkundige Stelle kann die Zahlen prüfen, weil hinter jedem Strom eine Rechnung aus Preis und Menge steht statt einer Schätzung.

Für den Verlauf hat sich dieses Muster bewährt:

• Monat 1 bis 3: Anlaufphase, oft null oder sehr wenig. Wer hier Vollauslastung plant, wird nicht ernst genommen.
• Monat 4 bis 6: langsam steigend, noch deutlich unter Vollauslastung.
• Ab Monat 7: der Punkt, an dem das Geschäft die laufenden Kosten trägt.
• Monat 8 bis 12: stetiges Wachstum.
• Jahr 2: stabiles, höheres Niveau, mit realistischen Schwankungen.

Zwei Dinge kosten sonst Glaubwürdigkeit. Erstens die Saisonalität: Dezember und Januar sind in den meisten Gewerken schwächer, die Haupturlaubszeit auch. Eine Kurve, die zwölf Monate gleichmäßig steigt, gibt es in der Wirklichkeit nicht. Zweitens die Kapazität: Rechne nach, wie viele Stunden Du im Monat überhaupt verkaufen kannst, und zieh Urlaub, Krankheit und Verwaltung ab. Wenn der geplante Umsatz mehr Stunden braucht, als der Monat hat, fällt das sofort auf.

Gerechnet wird netto. Die Umsatzsteuer ist für Dich ein durchlaufender Posten. Anders liegt es bei der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Dann weist Du keine Umsatzsteuer aus, ziehst aber auch keine Vorsteuer, und deshalb setzt Du Deine Kosten mit den Bruttobeträgen an.

Kostenplanung: jede Position einzeln

Hier gilt eine einfache Regel: lieber eine Position zu viel als eine zu wenig. Ein Sammelposten „Sonstiges: 400 Euro” ist eine Einladung zur Rückfrage. Diese Kategorien decken die meisten Vorhaben ab:

1. Standortkosten. Miete, Nebenkosten, Strom, oder die anteiligen Kosten für das Arbeitszimmer.
2. Software und Tools. Jedes Werkzeug einzeln mit Namen und Monatsbetrag, vom Buchhaltungsprogramm über die Branchensoftware bis zum Speicherplatz.
3. Dienstleistungen. Steuerberatung, IT-Betreuung, Weiterbildung, Fremdleistungen.
4. Betriebliche Versicherungen. Betriebs- oder Berufshaftpflicht, Inhalts- und Elektronikversicherung, je nach Branche mehr.
5. Marketing. Anzeigen, Website-Pflege, Druck, Fahrzeugwerbung, Netzwerkveranstaltungen.
6. Sonstige Betriebskosten. Bürobedarf, Kontoführung, Telefon, Fachliteratur, Reisekosten, Beiträge.
7. Zinsen. Aus der Finanzierungsplanung übernommen. Die Tilgung gehört ausdrücklich nicht hierher, sondern erst in die Rentabilitätsplanung nach den Steuern. Wer sie in die Kosten schreibt, zieht sie zweimal ab und drückt zusätzlich die Steuerbemessungsgrundlage.

Produzierende und handwerkliche Betriebe brauchen zusätzlich Material- und Wareneinsatz, Kfz-Kosten und gegebenenfalls Personalkosten. Der Materialeinsatz wird als Prozentsatz vom Monatsumsatz gerechnet und läuft mit ihm mit. Steigt der Umsatz im Mai, steigt das Material im Mai. Eine konstante Materialzeile neben einer schwankenden Umsatzkurve ist ein Widerspruch, den jeder sieht.

Drei Feinheiten, an denen man eine gute Kalkulation erkennt:

• Einmaliges bleibt einmalig. Die Rechtsberatung zum Start, das Fotoshooting, das Bauschild stehen in dem Monat, in dem sie anfallen, nicht geglättet auf zwölf Monate.
• Später ist später. Was erst ab Monat sieben greift, steht davor mit null. Die Bauleistungsversicherung ab dem ersten Großauftrag, der Kammerbeitrag nach Ende der Gründerbefreiung.
• Abschreibungen gehören hierher. Sie sind Kosten, aber keine Auszahlung. Genau deshalb dürfen die Investitionen nicht zusätzlich in voller Höhe in den Kosten stehen.

Unternehmerlohn und Sozialversicherung

Der Unternehmerlohn ist kein Gehalt. Er ist die Summe dessen, was Du privat im Monat brauchst, und er wird in einem eigenen Blatt gerechnet. Hinein gehören Wohnkosten und Nebenkosten, Lebensmittel, Kleidung, Mobilität, Telefon und Internet privat, Kinderbetreuung, Unterhalt, laufende Verträge, Rücklagen und ein Betrag für Freizeit.

Der wichtigste Block ist die Sozialversicherung, und er ist der, der am häufigsten fehlt oder zu klein angesetzt wird. Als Angestellter hast Du davon die Hälfte gesehen. Ab jetzt trägst Du alles selbst.

Kranken- und Pflegeversicherung. Meist der größte Einzelposten überhaupt. Warst Du gesetzlich versichert und erfüllst die Vorversicherungszeit, kannst Du Dich freiwillig weiterversichern, die Beiträge richten sich dann nach Deinem Einkommen. Wichtig für die Anlaufphase: Es gibt eine Mindestbemessungsgrundlage, unter die der Beitrag nicht fällt, auch wenn Du im ersten Jahr kaum Gewinn machst. Frag Deine Kasse nach dem konkreten Mindestbeitrag und rechne mit diesem. Alternativ die private Krankenversicherung, die sich später nur schwer rückgängig machen lässt.

Rentenversicherung. Für die meisten Selbständigen freiwillig, für einzelne Berufsgruppen aber Pflicht, unter anderem für Handwerker in zulassungspflichtigen Gewerken. Ob das auf Dich zutrifft und welcher Beitrag in der Gründungsphase gilt, klärst Du vor der Gründung mit der Deutschen Rentenversicherung.

Arbeitslosenversicherung. Eine Weiterversicherung auf Antrag nach § 28a SGB III ist möglich, wenn Du innerhalb der letzten 30 Monate mindestens zwölf Monate versicherungspflichtig warst oder unmittelbar vorher Anspruch auf eine Entgeltersatzleistung wie Arbeitslosengeld hattest, und wenn Du mindestens 15 Stunden pro Woche selbständig arbeitest. Der Antrag muss innerhalb von drei Monaten nach Aufnahme der Tätigkeit gestellt werden, danach geht es nicht mehr. Die Bundesagentur weist in ihrem Wegweiser zum Gründungszuschuss darauf hin, dass in der Startphase ein reduzierter Beitrag gilt.

Genau für diese Beiträge sind übrigens die 300 Euro gedacht, die im Gründungszuschuss zusätzlich gezahlt werden. Sie sind laut Bundesagentur ausdrücklich zur sozialen Absicherung bestimmt, nicht für den Lebensunterhalt.

Setz den Unternehmerlohn auf das, was Du wirklich brauchst. Ihn kleinzurechnen, damit die Zahlen schöner aussehen, ist verlockend und geht schief: Der Plan sieht dann tragfähig aus, aber leben kannst Du davon nicht.

Rentabilitätsplanung und die Deckungslücke

Die Rentabilitätsplanung ist kein eigenes Zahlenwerk, sondern die Rechenkette aus allem davor. Für jeden Monat läuft sie so, hier mit fiktiven Beispielzahlen für ein gewerbliches Einzelunternehmen:

Vom Umsatz von 3.000 Euro gehen die Betriebskosten von 1.100 Euro ab, das ergibt ein Betriebsergebnis vor Steuern von 1.900 Euro. Davon ab geht die Einkommensteuer, hier 570 Euro. Wir setzen sie in unseren Kalkulationen pauschal mit rund 30 Prozent an. Das ist bewusst vorsichtig gerechnet und bildet nicht Deine tatsächliche Steuerlast ab, die im ersten Jahr meist deutlich niedriger ausfällt. Die Gewerbesteuer liegt in diesem Beispiel bei null, weil der Jahresgewinn unter dem Freibetrag für Einzelunternehmen von 24.500 Euro bleibt. Es bleibt ein Betriebsergebnis nach Steuern von 1.330 Euro. Nach Abzug der Tilgung, hier null, sind das die Einkünfte aus der Selbständigkeit. Davon geht der Unternehmerlohn von 2.400 Euro ab.

Übrig bleiben minus 1.070 Euro. Diese letzte Zeile ist die Deckungslücke.

Je nach Rechtsform ändert sich nur der Steuerteil. Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer, bei ihnen entfällt die Zeile. Eine GmbH rechnet mit Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer, dort ohne den Freibetrag, und das Geschäftsführergehalt läuft als Personalkosten in den betrieblichen Kosten statt im Unternehmerlohn. Welche Sätze und Freibeträge im Jahr Deiner Gründung genau gelten, prüfst Du mit Deinem Steuerberater.

Unter die Monatszeile gehört eine kumulierte Zeile, die die Unterschüsse aufaddiert. Ihr tiefster Punkt ist die vielleicht wichtigste Zahl der ganzen Kalkulation: Er sagt Dir, wie viel Geld Du brauchst, um die Anlaufphase zu überstehen. Genau diese Zahl gehört dann als Betriebsmittel zurück in den Kapitalbedarf. Damit schließt sich der Kreis zwischen dem ersten und dem letzten Baustein.

Warum der Gründungszuschuss nicht in die Kalkulation gehört

Das ist unsere wichtigste Hausregel, und sie gilt ohne Ausnahme: Der Gründungszuschuss taucht in der Kalkulation nirgends als Einnahme auf. Nicht in der Umsatzplanung, nicht in der Rentabilitätsplanung, nicht im Unternehmerlohn.

Dafür gibt es drei Gründe.

Der erste ist logisch. Der Nachweis der Tragfähigkeit ist eine eigene Anspruchsvoraussetzung. Wenn Du die Förderung als Einnahme einrechnest, begründet die Förderung sich selbst. Die Prüfung, die die fachkundige Stelle vornehmen soll, wäre damit sinnlos.

Der zweite ist zeitlich. Der Gründungszuschuss läuft in der ersten Phase sechs Monate. Danach können für weitere neun Monate 300 Euro zur sozialen Absicherung gezahlt werden, wenn Du eine intensive Geschäftstätigkeit und hauptberufliche unternehmerische Aktivitäten darlegst. Automatisch passiert das nicht. Deine Vorschau reicht dagegen über zwei bis drei Jahre. Ein Geschäft, das nur mit dem Zuschuss funktioniert, bricht im siebten Monat zusammen, und das steht dann in Deiner eigenen Kalkulation.

Der dritte ist praktisch. Der Zuschuss ist eine Leistung an Dich persönlich, nicht an den Betrieb. Die Bundesagentur für Arbeit hält auf ihrer Seite zum Gründungszuschuss fest, dass er nicht einkommensteuerpflichtig ist. Wir führen ihn deshalb nicht als Betriebseinnahme.

Fairerweise gehört dazu: In den Fachlichen Weisungen steht diese Regel nicht wörtlich. Sie folgt aus dem Zweck der Leistung und aus der Systematik der Prüfung. Wir handhaben sie deshalb als feste Vorgabe.

Was stattdessen passiert, zeigt die Grafik oben. Die Deckungslücke bleibt offen stehen, und der Zuschuss steht daneben, außerhalb der Rechnung. So sieht jeder auf einen Blick, wie groß die Lücke ist und ob der Zuschuss sie trägt. Und man sieht, ab welchem Monat das Geschäft ohne ihn auskommt. Das ist die Aussage, auf die es ankommt.

Die häufigsten Fehler in der Kalkulation

Diese zehn Fehler sehen wir am häufigsten, in ungefähr dieser Reihenfolge.

1. Unternehmerlohn in den betrieblichen Kosten. Bei einem Einzelunternehmen ist das falsch. Was Du Dir auszahlst, ist eine Privatentnahme und keine Betriebsausgabe. Der Unternehmerlohn wird erst nach den Steuern abgezogen, in einem eigenen Schritt. Wer ihn in die Kosten schreibt, senkt sein Betriebsergebnis und damit die Steuer, und rechnet sich das Ergebnis doppelt falsch. Bei einer GmbH ist es umgekehrt: Dort ist das Geschäftsführergehalt eine echte Personalausgabe.
2. Den Gründungszuschuss als Einnahme einrechnen. Siehe oben.
3. Brutto und netto mischen. Umsätze netto, Kosten netto, außer bei der Kleinunternehmerregelung. Eine Kalkulation, in der beides vorkommt, stimmt nirgends.
4. Investitionen doppelt buchen. Einmal im Kapitalbedarf und dann noch einmal in voller Höhe in den Kosten. In die Kosten gehört nur die Abschreibung.
5. Jahreswerte durch zwölf teilen. Damit verschwindet die Anlaufphase, und genau die will die fachkundige Stelle sehen.
6. Sozialversicherung vergessen oder zu niedrig ansetzen. Der teuerste Fehler im Unternehmerlohn.
7. Sacheinlagen zu hoch bewerten. Meist, um die Differenz zur Finanzierung zu schließen. Fällt fast immer auf.
8. Umsatz ohne Herleitung. Eine runde Zahl ohne Preis und Menge dahinter ist keine Planung, sondern ein Wunsch.
9. Tilgung vergessen. Zinsen sind Aufwand, die Tilgung ist es nicht, abfließen tut sie trotzdem. Sie gehört in die Rentabilitätsplanung, sonst stimmt die Liquidität nicht.
10. Differenz zwischen Kapitalbedarf und Finanzierung ungleich null. Der schnellste Weg, die Unterlagen zurückzubekommen.

Mehr zu den Fehlern, die danach noch im Antragsverfahren lauern, steht in den sieben Fehlern beim Gründungszuschuss.

Warum die Kalkulation in eine eigene Excel gehört

Der Businessplan ist ein Textdokument, die Kalkulation ist eine Tabelle. Beides in eine Datei zu pressen, rächt sich beim ersten Mal, wenn eine Zahl sich ändert.

Ändert sich der Materialanteil, ändert sich der Monatsgewinn, die Steuer, der kumulierte Verlauf und der Betriebsmittelbedarf im Kapitalbedarf. In einer verknüpften Excel rechnet sich das selbst. In einer Word-Tabelle überträgst Du sechs Zahlen von Hand und übersiehst die siebte.

Deshalb: Businessplan als Word-Dokument, Kalkulation als eigene Excel-Datei mit verknüpften Blättern. Das gilt auch, wenn Du mit einer Vorlage aus dem Internet arbeitest.

Kalkulation bei Gründung-Leicht-Gemacht

Wir bauen die Kalkulation für Dich, und zwar nicht als ausgefülltes Formular, sondern als vollständig verknüpfte Excel: Kapitalbedarf, Finanzierung, Umsatz und Kosten je Jahr, Unternehmerlohn und die Rentabilitätsplanung, alles monatlich über zwei Jahre und aus Deinem Vorhaben abgeleitet.

Hast Du schon gerechnet, schauen wir drauf und sagen Dir, welche Position der Prüfung nicht standhält. Steht noch nichts, entwickeln wir die Zahlen mit Dir, von den Umsatzströmen bis zu den Sozialversicherungsbeiträgen im Unternehmerlohn.

Gründung-Leicht-Gemacht ist außerdem fachkundige Stelle im Sinne des § 93 Absatz 2 Satz 2 SGB III, wir stellen die fachkundige Stellungnahme also selbst aus. Kommst Du über einen AVGS, ist sie in unserem Paket enthalten, sonst ist sie ein Selbstzahlerangebot. Wir arbeiten ausschließlich online, Du fährst nirgends hin, und die Zeiten stimmen wir mit Dir ab, auch abends. Die Vorbereitungsmaßnahme selbst führen wir nicht durch, dafür arbeiten wir mit mehreren zugelassenen Trägern zusammen, mehr dazu im Beitrag zum AVGS für Gründungscoaching.

Eins sagen wir offen dazu. Eine belastbare Kalkulation erhöht Deine Chancen, garantieren lässt sich nichts. Der Gründungszuschuss bleibt eine Ermessensleistung.

Was wir Dir raten würden

1. Melde Dich so früh wie möglich bei uns, am besten bevor Du Dich in einer Vorlage festgerechnet hast. Zahlen zu ändern ist leicht, eine eingereichte Kalkulation zurückzuholen nicht.
2. Fang mit dem Unternehmerlohn an, nicht mit dem Umsatz. Er sagt Dir, was das Geschäft mindestens leisten muss.
3. Hol Dir vor dem Rechnen konkrete Beiträge für Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, keine Schätzwerte.
4. Rechne die Kapazität gegen: Wie viele Stunden kannst Du im Monat wirklich verkaufen?
5. Trag Sacheinlagen vollständig ein und bewerte sie so, dass Du jede Zahl begründen kannst.
6. Lass die Deckungslücke offen stehen und rechne den Gründungszuschuss nirgends ein.
7. Prüf am Ende die Differenzzeile in der Finanzierung. Steht dort nicht exakt null, ist die Kalkulation nicht fertig.

Häufige Fragen

Was gehört in die Kalkulation für den Gründungszuschuss?

Kapitalbedarfsplanung, Finanzierungsplanung, Umsatzplanung, Kostenplanung, der Unternehmerlohn und die Rentabilitätsplanung. Die Bundesagentur für Arbeit verlangt nach Randziffer 93.46 der Fachlichen Weisungen einen Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan sowie eine Umsatz- und Rentabilitätsvorschau.

Muss ich den Gründungszuschuss in die Rentabilitätsvorschau eintragen?

Nein. Der Zuschuss gehört nach unserer Handhabung nicht als Einnahme in die Kalkulation, denn die Tragfähigkeit soll ohne die Förderung nachgewiesen werden, sonst begründet die Förderung sich selbst. Eine ausdrückliche Regelung dazu enthalten die Fachlichen Weisungen nicht. Die verbleibende Deckungslücke wird offen ausgewiesen, der Zuschuss steht daneben.

Über wie viele Jahre muss die Kalkulation gehen?

Eine feste Vorgabe machen weder das Gesetz noch die Fachlichen Weisungen. Üblich und aus unserer Sicht sinnvoll sind zwei volle Jahre in Monatsschritten, bei manchen Vorhaben drei Jahre. Entscheidend ist, dass die Anlaufphase Monat für Monat sichtbar wird.

Gehört der Unternehmerlohn in die betrieblichen Kosten?

Bei einem Einzelunternehmen nicht. Was Du Dir auszahlst, ist eine Privatentnahme und keine Betriebsausgabe, sie wird erst nach den Steuern abgezogen. Bei einer GmbH dagegen ist das Geschäftsführergehalt eine betriebliche Personalausgabe.

Wie bewerte ich eine Sacheinlage richtig?

Mit dem heutigen Wert, nicht mit dem Neupreis und nicht mit dem damaligen Kaufpreis. Die Kontrollfrage lautet: Was bekämst Du dafür, wenn Du den Gegenstand heute verkaufen würdest? Liste jeden Gegenstand einzeln mit Anschaffungsdatum, Kaufpreis und heutigem Wert auf.

Welche Sozialversicherungen muss ich in der Kalkulation einplanen?

Kranken- und Pflegeversicherung in jedem Fall, dazu die Rentenversicherung, die für einzelne Berufsgruppen Pflicht ist, und optional die Weiterversicherung in der Arbeitslosenversicherung nach § 28a SGB III. Alle drei gehören in den Unternehmerlohn, nicht in die betrieblichen Kosten. Hol Dir dafür konkrete Beiträge bei Kasse und Rentenversicherung, statt zu schätzen.

Kurz gesagt

Die Kalkulation ist der Teil, an dem sich die Tragfähigkeit entscheidet. Rechne monatlich über zwei Jahre, teile den Umsatz in mehrere Ströme, führe jede Kostenposition einzeln, und setz den Unternehmerlohn inklusive Sozialversicherung auf das, was Du wirklich brauchst.

Den Gründungszuschuss lässt Du außen vor. Was übrig bleibt, ist die Deckungslücke, und die ist genau die Zahl, um die es geht. Bezieht Dein Vorhaben Bürgergeld statt Arbeitslosengeld, gelten andere Regeln, dazu steht mehr im Beitrag zum Einstiegsgeld.

Melde Dich so früh wie möglich bei uns, auch wenn Du erst eine grobe Idee von Deinen Zahlen hast. Das Erstgespräch kostet nichts und dauert etwa zwanzig Minuten.

Geprüft am 6. September 2026. Rechtsstand: September 2026. Fachliche Weisungen der Bundesagentur für Arbeit zum Gründungszuschuss, Stand 13. September 2023, und zu § 28a SGB III, Stand Januar 2026. Wegweiser der Bundesagentur für Arbeit zum Gründungszuschuss, Stand April 2023.

Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die Entscheidung der zuständigen Agentur für Arbeit und die Fassung der Vorschriften zum Zeitpunkt Deiner Antragstellung.